Bij RIFT bouwen we aan iets nieuws: een duurzaam energiesysteem op basis van ijzerbrandstof. Dat betekent werken in een omgeving waar veel gebeurt, plannen regelmatig veranderen en collega’s volop bezig zijn met de ontwikkeling van een nieuwe technologie.

En daar kom jij om de hoek kijken.

Als Office Manager ben jij het organisatorische hart van onze organisatie. Je brengt structuur, houdt overzicht en zorgt ervoor dat collega’s kunnen doen waar ze goed in zijn. In onze snelgroeiende scale-up gebeurt er veel tegelijkertijd en speel jij een belangrijke rol in het creëren van rust, overzicht en een prettige werkomgeving. Je maakt onderdeel uit van het HR-team, dat bestaat uit drie collega’s, en werkt daarnaast nauw samen met onze co-CEO. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij praktische en organisatorische vragen, ondersteunt de directie en zorgt ervoor dat facilitaire en administratieve processen soepel verlopen. Van het organiseren van onboarding en interne events tot het beheren van agenda’s en het regelen van alles wat nodig is op kantoor: jij zorgt ervoor dat de organisatie achter de schermen op rolletjes loopt.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij praktische en organisatorische vragen en ondersteunt de directie bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Je zorgt ervoor dat alles op kantoor soepel verloopt

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s als het gaat om praktische en organisatorische vragen. Je zorgt voor een prettige en professionele werkomgeving.

• Je beheert kantoorvoorzieningen, werkplekken en faciliteiten.

• Je onderhoudt contact met leveranciers en externe partijen.

• Je coördineert bestellingen, contracten en serviceafspraken.

• Je houdt voorraden op peil en zorgt dat alles aanwezig is wat collega’s nodig hebben.

• Je ondersteunt bij praktische ICT-zaken en bent de schakel naar externe IT-partners wanneer nodig.

Je ondersteunt collega’s gedurende hun hele loopbaan bij RIFT

Je speelt een belangrijke rol in het creëren van een prettige werkomgeving en ondersteunt verschillende HR-processen.

• Je organiseert onboardingtrajecten voor nieuwe collega’s.

• Je zorgt dat alle faciliteiten op tijd geregeld zijn, zoals laptops, accounts en toegangspassen.

• Je ondersteunt administratieve HR-processen zoals personeelsmutaties en verzuimregistraties.

• Je ondersteunt waar nodig bij lichte financiële administratieve werkzaamheden en ondersteunt in operationele administratieve processen.

• Je organiseert attenties en draagt bij aan een betrokken en persoonlijke cultuur.

Je brengt structuur en overzicht

Je zorgt ervoor dat administratieve en organisatorische processen goed verlopen en dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt.

• Je beheert de algemene inbox en verwerkt binnenkomende correspondentie.

• Je verzorgt document-, contract- en dossierbeheer.

• Je ondersteunt het managementteam bij agendabeheer en planning.

• Je bereidt vergaderingen voor, organiseert deze en verzorgt waar nodig de notulen en opvolging van actiepunten.

Je bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en zorgt dat zaken worden opgevolgd.

Je ondersteunt evenementen en bijeenkomsten

Van een interne kwartaalbijeenkomst tot een teamdag of bezoek van externe relaties: jij zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.

• Je plant en organiseert vergaderingen, evenementen en teamactiviteiten.

• Je verzorgt de praktische voorbereiding en logistieke coördinatie.

• Je zorgt dat collega’s en bezoekers zich welkom voelen.

• Je houdt overzicht over alle details, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.